Gestión de recursos humanos en la clínica dental

En un proceso de expansión o al momento de abrir un primer consultorio, siempre hay que definir los recursos humanos de acuerdo las necesidades del mismo. Decidir qué personal necesita una clínica dental no es un proceso simple, y queremos hablar de eso.

En este artículo repasaremos la organización del personal en la clínica dental, sus roles y funciones, y cómo mantener al equipo alineado con los objetivos propuestos.

El siguiente contenido fue escrito en colaboración con el asesor y gestor de clínicas dentales, Yehisson Peñaló. Peñaló es Master en Gestión de Clínicas Dentales, Business Administration and Management por TECH Universidad Tecnológica, Administrador de Empresas con una especialización en Marketing Sanitario, y fundador de Dex, empresa que acompaña a odontólogos para hacer más rentables sus clínicas.

¿Cómo se conforma el personal de una clínica dental?

La conformación del personal de una clínica dental varía según el tamaño y los objetivos de la misma. Cuando hablamos de tamaño nos referimos a la cantidad de sillones odontológicos con que cuenta el centro. En ese sentido, podemos clasificarlas en clínicas con uno o dos sillones, y clínicas con tres o más sillones.

Por otro lado, los objetivos comerciales también serán fundamentales para la conformación del personal. El volumen de operación al que apunte el consultorio odontológico determinará cuánto recurso humano necesita para afrontar la gestión y llegada de nuevos pacientes.

En síntesis, los recursos humanos necesarios para cada modelo de consultorio dental estarán, entonces, orientados a garantizar el trabajo clínico y las tareas administrativas que demanden la cantidad de pacientes que asisten regularmente y los objetivos de atracción.  

Organigrama, roles y funciones del personal de una clínica dental

Tomando en cuenta la clasificación mencionada anteriormente, podría proponerse cómo ideal el siguiente organigrama, con los roles y funciones del personal de una clínica dental:

Para clínica con uno o dos sillones

• Un odontólogo/a general que cubra el trabajo clínico, pero a su vez actúe en la coordinación y administración.
• Asistente dental que también pueda cubrir funciones de recepción y admisión. 
• Puede cubrirse a otra persona que cumpla tareas administrativas.

Para clínica con tres o más sillones

• Un odontólogo/a cada dos sillones (esto siempre dependerá del volumen de pacientes).
• Asistente dental cada dos sillones.
• Secretario/a.
• Coordinador/a clínico.

Si la clínica cuenta con más de 3 sillones dentales, y tiene un flujo grande de pacientes, deberá tomar en consideración estos posibles puestos: 

• Una persona para servicio al cliente (puede fungir también para gestión de los pacientes asegurados) 
• Un/a gerente general o gestor, ideal para las clínicas que están trabajando en lograr que la clínica no dependa de su dueño

¿Qué roles externos pueden contratarse?

Existen otros roles que son externos en la gestión de la clínica y que su propietario jamás debe pasar por alto: 

• Asesor o mentor especializado en clínicas dentales
• Asistencia en Contabilidad
• Asistencia en Marketing
• Asistencia en Redes Sociales
• Asistencia en Gestión de marca personal
• Asistencia en CRM

Estas colaboraciones externas no son obligatorias, pero si ideales para aquellas clínicas que buscan trascender en el tiempo, aumentar de manera constante el número de pacientes y lograr que la clínica no dependa exclusivamente del dueño. 

Lo ideal es que siempre consideres al profesional y al especialista en cada área que lo necesites. En la universidad se aprende a tratar clínicamente a pacientes, pero no de gestión, finanzas, marketing ni de recursos humanos. Para tener los mejores resultados debes aliarte con los especialistas en cada área. 

¿Cómo organizar el trabajo en equipo en una clínica dental?

Es posible que, en determinados momentos, el personal con el que cuentes no sea suficiente. Para organizar el trabajo en equipo en una clínica dental es importante distribuir las tareas de modo que no se genere una sobrecarga de responsabilidades sobre una o pocas personas.

Un modo recomendable de resolver esta problemática es llevar adelante el siguiente proceso:

1. Le das una hoja de papel y un lapicero a cada uno de tus colaboradores para que listen todas las actividades que se realizan en la clínica. 
2. Este proceso debe durar cerca de 24 horas, de esta manera se le da tiempo a los colaboradores a que nada se les pase por alto. 
3. Una vez tienes todas las asignaciones establecidas, deberás clasificarlas en grupos acordes al tipo de actividad (las administrativas, las de servicio al cliente, las de cobros, las de esterilización, las de limpiezas, etc.)
4. Con la lista de actividades clasificadas vas a determinar que hace falta para mejorar procesos o solucionar situaciones internas, o si tienes tareas que requieren de un nuevo colaborador. 
5. Al concluir el punto anterior, hacemos una redistribución de las actividades acorde al puesto de trabajo en la clínica. Recuerda que no le asignas el trabajo a personas, lo haces al puesto de trabajo. 

Al efectuar la redistribución de las actividades con la misma estructura de personal, puede generarse un excedente de trabajo en tus colaboradores que a largo plazo se traducirá en estrés laboral, reduciendo la calidad y los resultados. Es fundamental atender esto para solucionarlo a tiempo con nuevas contrataciones, o redefiniendo la operación.

¿Cómo incentivar al personal de una clínica dental?

El rol del líder de equipo es la clave para incentivar al personal de una clínica dental. Su responsabilidad es lograr una excelente comunicación, saber lo que quiere de sus colaboradores, tener la visión clara de para qué están trabajando y como van a llegar al siguiente objetivo.

Es importante llevar adelante reuniones periódicas para medir resultados y plantear próximas acciones. También debe construirse la confianza para decirle a un colaborador lo que no te está funcionando de su labor, lo que te gustaría que hiciera para solucionarlo y como le puedes apoyar. Hacerlo desde una posición empática reduce la posibilidad de conflictos.

Apostar a la “Employee Culture” o cultura del empleado, donde se pone al colaborador en el centro, es una magnífica opción para hacer sentir especial al personal más allá de la remuneración económica. Incentivarlos con regalos o días especiales puede ser un valor diferencial.

Conclusiones sobre la gestión de recursos humanos en odontología

Es esencial reconocer las necesidades de nuestra clínica dental para saber como conformar el personal acorde. La gestión de recursos humanos en odontología debe partir de un diagnóstico inicial sobre los roles a cubrir para garantizar la calidad del trabajo clínico y administrativo.

Analizar periódicamente el cumplimiento de tareas, detectar puntos de mejora y mantener al equipo en sintonía con sus roles y los objetivos en común deben pilares en la organización. A su vez, mantener motivados a los colaboradores será una tarea del líder para alcanzar logros y seguir un camino de crecimiento.

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